Students Exchange ke Jepang ^_^ : Step to do

Yup..kali ini saya bakal ngebahas dikit soal program exchange yang sedang saya ikuti di Jepang. Well saya tertarik nulis ini karena saya yakin banyak banget temen2 yang pengen exchange atau minimal ngerasain sekolah di luar negri terutama di Jepang dan dapet beasiswa. Haha tapi banyak yang bingung dan ga tau gimana caranya.

Jadi, buat sekolah di luar negri, khususnya Jepang secara umum ada 2 jalur yang bisa diambil, yaitu sekolah  ngambil degree beneran (Bachelor / Master / Doctoral / PhD) atau yang jalur non-degree (exchange).

REQUIREMENT AND MOTIVATION

Nah...secara objektif menurut saya tipe-tipe mahasiswa cem ini dan motif-motif ini biasanya cocok banget buat ikutan exchange atau studi di luar negri yang cuman short term.

• Mahasiswa S1 yang sedang tingkat 3 mau naik ke tingkat 4 (jadi exchangenya pas tingkat 4. Kenapa? Karena dianggap kalo mahasiswa tingkat 4 minimal udah hampir nguasain basic skill dasar lab dan pengetahuan di field nya masing-masing...ya gak). Sebagian besar student exchange yang ditawarkan emang buat mahasiswa S1. Eits...mahasiswa S2 jangan menyerah dulu karena saya juga baru tau taun lalu ternyata ada juga lho ternyata kampus yang membolehkan mahasiswa master atau graduate student buat ikutan exchange (biasanya nge apply pas tingkat 1, jadi exchangenya pas tingkat 2), misalnya kayak di Tokyo Institute of Technology (Tokodai) dengan programnya yang beken bernama YSEP dan ACAP. Haha kebetulan saya sendiri rejekinya dapet exchange pas S2. :)
• Mahasiswa yang pengen ngerasain gimana rasanya sekolah di Jepang dan riset di Jepang tapi gak mau lama-lama. Karena biasanya programnya cuman 1 bulan-1 tahun maksimal. Karena Jepang kan terkenal banget tuh sama riset dan teknologinya...jadi pasti banyak yang tertarik.Biasanya bisa juga tuh mahasiswa tingkat akhir sekalian ngelakui Tugas Akhir nya di Jepang...terus di bawa ke Indonesia deh tinggal seminar dan sidang (tapi cuman berlaku di beberapa kampus dan jurusan tertentu aja, tergantung riset)
• Mahasiswa yang ga ngejer degree di Jepang....dan lebih pengen ngerasain gimana "life experience" kehidupan di Jepang. Karena kalo ikut conference biasanya cuman bentar jadi ga kerasa gimana "sebenernya" tinggal di negri ini...kadang keliatan bagusnya aja kayak menara gading, tapi kalo tinggal disini lebih lama bakal lebih kerasa "suka duka" nya hehe. Tapi kalo kelamaan sampe bertaun-taun juga bosen.
• Mahasiswa yang pengen cari link profesor atau kampus di Jepang buat ngelanjutin degree selanjutanya. Misal, buat mahasiswa S1 yang pengen kuliah S2 atau S3 di Jepang dan seterusnya...karena intinya kalo mau dapet beasiswa buat ngambil degree tertentu, kita harus cari sensei yang mau nerima kita dulu. Konon biasanya sih kadang mahasiswa exchange suka ditawarin sama sensei nya buat ngelanjutin studi disitu.
• Dan yang terakhir adalah mahasiswa dengan motif lainnya (termasuk saya dan sebagain besar temen-temen saya ^_^ ) . Misalnya, pengen ngerasain gimana hidup dan ikut festival di negara 4 musim, pengen belajar tapi ga serius-serius amat dan plus plus banyak jalandi sekitar Jepang, pengen belajar budaya atau bahasa Jepang, bosen dari kepenatan di negara sendiri, atau mungkin mau cari jodoh di negri Sakura (*loh). Haha masih banyak motif-motif lain...pokoknya intinya buat kamu yang MAU BELAJAR SESUATU DI JEPANG, BELAJAR BUDAYA JEPANG, MAIN DI JEPANG tapi GA dapet DEGREE di JEPANG.
• Mahasiswa  yang pengen ikutan program pertukaran stau sekolah di luar negri tapi dana mepet dan ga mau nyusahin orang tua. Haha karena sebenernya banyak banget kan program Student Exchange Program atau Conference dll...tapi rata-rata suka harus bayar sendiri. Nah kalo program yang ini GRATIS sekolah dan hidup di Jepang...karena beasiswanya cukup buat mengcover. Bahkan kalo hemat dan jago ngatur uang tiket pesawat juga bisa kecover :) pluplus uang jalan-jalan keliling Jepang dan buat dibawa pulang ke Indonesia.
• Mahasiswa yang pengen sekolah di Jepang tapi bahasa Jepangnya ga bisa atau ga jago jago amat. Kenapa? Banyak yang tanya...kalo kita kesini harus jago banget ga sih Bahasa Jepangnya? Ya karena kita disini ikut program exchange, jadi lebih dimaklumi dan biasanya bahasa sehari-hari di kampus sama sensei buat penjelasan akademik dimaklumi kalo pake Bahasa Inggris. Nah terus kaloke  temen temennya dan orang-orang gimana? Nah, itu tergantung sama nasib dapet temen-temen lab bisa bahasa Inggris atau enggak dan di daerah mana kamu bakal exchange. Buat yang bakal exchange di sekitar kota-kota besar kayak Tokyo, mungkin udah banyak beberapa mahasiswa atau orang yang agak lumayan ngerti Bahasa Inggris...tapi kalo di daerah yang lebih terpencil kayak Kanazawa dll mungkin bakal lebih susah nemuin orang yang ngerti Bahasa Inggris...jadi wayahna (kalo kata orang Sunda). Makanya...emang bakal jauh lebih bagus lagi kalo kamu bisa Bahasa Jepang...nilai tambah banget. Kalo saya pribadi ngerasanya Bahasa Jepang disini jadi penting buat minimal  bisa survive.

STEP TO DO

Nah...terus kalo udah ngerasa klik dengan salah satu alasan di atas...selanjutnya gimana. Ini beberapa step yang biasanya dilewati oleh anak-anak exchange, terutama yang dari ITB. Buat kampus lain, mungkin ada agak agak sama atau beda. Check it out-

1. Coba cari di web atau info kantor hubungan internsional kampus tentang exchange yang ada, karena untuk exchange program sendiri pada dasarnya berdasarkan hubungan kerjasama antara kampus Indonesia-kampus Jepang. Setau saya, yang kampusnya banyak punya hubungan dengan kampus Jepang itu kayak ITB, UI, dan UGM. Sori sori..berhubung saya taunya yg ITB jadi buat anak itb bisa diliat disini http://www.international.itb.ac.id/web/?page_id=18 atau kalo masuk ke halaman utamanya bisa dicari di link internal opprtunities-scholarship. Nahh disitu bakal bertebaran banget nama-nama kampus yang nawarin kerja sama ITB. Kalo mau yang exchange coba liat yang program Student Exchange di Keterangannya atau kadang juga ga ada keterangan...jadi cobain aja buka satu-satu

2. Setelah buka dan tau apa aja program yang ada (walaupun kadang kurang update). Saatnnya nentuin mana negara dan kampus yang paling cocok buat kamu. Negara...berhubung bahasnya Jepang, ya anggep aja kalian miliihnya yang Jepang. Untuk Jepang, di ITB sendiri program exchange banyak banget tawarannya. Ada yang dari Osaka Univeristy, Kanazawa University, Tokyo Institute of Technology, Tohoku University, TUEC, dll seabreg dan itu beda-beda tanggal deadlinenya. Jadi, kalo kamu kelewat satu deadline...jangan pantang menyerah. Coba cari di bulan-bulan lain...siapa tau ada tawaran dari kampus lain. Nah terus milih kampusnya gimana??? Caranya bisa kamu bacain di penjelasan program exchangenya,,ngapain aja dan berapa lama. Biasanya program exchange ada yang fokus di riset, fokus di kuliah, atau fokus di pertukaran budaya aja yang penting. Haha coba baca baik-baik jangan sampe ntr nyesel salah milih. Misal, kalo pengen fokus di akademik kyk riset dll YSEP/ACAP Tokodai pilihan yang oke punya (maaf numpang promosi) atau ada juga kyk di Kanazawa yang beberapa programnya titik tekannya lebih ke pertukaran budaya. Pertimbangan lagi terutama buat yang sengaja emang cari link buat degree selanjutnya bisa juga liat dari maunya ntar ngelanjutin di kampus apa. Atauu kalo masih bingung jalan yang paling gampang gampang susah coba cari senior yang udah pernah ikutan exchange sebelumnya, setidaknya biasanya lebih pengalaman dan rata-rata sih ga pelit buat ngasih tau. Pokoknya mah emang mesti niat nyari info dan jangan takut tanya karena malu bertanya sesat di jalan,,hohoho. ^_^

3. Kalo uda nentuin...selanjutnya liat syarat-syarat apa yang dibutuhin buat daftar. Syarat standarnya nih bukti tes bahasa inggris  dengan score minimum TOEFL-PBT 550, IELTS 6,5 atau TOEFL-IBT 100. Plus syarat standar kayak CV dan motivation letter. Buat bikin CV dan motivation letter bikin aja yang menarik dan ga usah panjang-panjang...yang penting nunjukin kalo kalian cukup pantas buat ikutan program exchange dan dibiayain beasiswa ke luar negri. Sekedar tips...buat di ITB sendiri, awalnya saya kira tes TOEFL nya harus yang bener-bener formal dari lembaga TOEFL nya, ternyata karena ini kayaknya cuman skrining awal saya pake Prediction Test TOEFL pun alhamdulillah bisa diterima. Hehe jadi ga perlu keluar duit banyak dan ga harus nunggu lama buat tes..karena kalo yang formal lembaga kan cuman di waktu tertentu biasanya diadain.Buat di Bandung, kalo TOEFL yang institute based, khususnya di ITB bakal diadain cuman sebulan sekali dan di minggu ke 3 tiap bulan kalo jaman saya waktu itu.

4. Submit semua dokumen yang diperluin BUKAN LANGSUNG ke KAMPUS JEPANG...tapi submit ke kantor international Relation Office kampus kita. Ya yang anak ITB ke IRO ITB, yang anak UI ke IRO UI (gtw namanya apa) dst. Haha kalo langsung ke kampus Jepang kyknya kemungkinan ditolak...karena emang mereka kerjasamanya lewat kantor hubungan internasional. Selain itu, nanti IRO (International Relation Office) itulah yang akan menyeleksi dan kalo udah terpilih...ngirim dokumen dan semua berkas yang dibutuhin ke Jepang. Jadi lebih enak kan.

5. Sabar nunggu pengumuman...Biasanya tiap kampus mungkin makan waktu beda-beda. Kalo untuk ITB biasanya 1-2 minggu kemudian kalo syarat-syarat tadi menurut mereka dipenuhi kita bakal dipanggil buat wawancara sama dosen atau pengurus di kantor hubungan internasional tersebut di waktu yang mereka tentuin.

6. Dateng ke wawancara sesuai waktunya, kalo berhalangan bilang biar diatur lagi jadwalnya. Setidaknya kita harus nunjukin keseirusan kita buat ikut ya gak haha. Tips buat wawancara,paling yang ditanya itu biasanya nyantai kok dan dalam Bahasa Inggris (kalo di ITB , ga tau kalo di tempat lain mungkin sekalian nguji kemampuan Bahasa Inggris kita setidaknya ga ancur ancur amat karena penting banget apalagi kalo gak bisa bahasa Jepang). Hahaha ga bakal ditanya soal kalkulus, itung-itungan termodinamika, farmakokinetika yang njelimet... Paling banter dan utama ditanya soal motivasi kita apa, tau gak program yang mau kita ikutin apa, kita disana mau ngapain aja, tau apa soal Jepang, dan lain-lain sesuai program yang kalian apply (misal: kalo saya ditanya udah ngehubungin sensei atau profesor disana belumm). Kalo bisa bahasa Jepang kayak nya bisa jadi nilai plus sendiri.

7. Tunggu lagi pengumuman selanjutnya. Haha memang butuh kesabaran menunggu....dan lama menunggunya juga ga pasti (maklum Indonesia). Kalo kita lolos tahap wawancara kita bakal dihubungin buat dateng ngisi form.

8. Isi formulir yang disuruh buat ngisi...coba isi dengan sebaik-baiknya. Karena form ini yang biasanya bakal dikirim ke kampus tujuan yang di Jepang buat nentuin kita diterima atau enggak buat exchange disana (kampus Jepang yang nentuin) dan juga bakal dikirim buat akhirnya nentuin kita bakal dapet beasiswa atau enggak.

9. Nunggu lagi dengan sabar. Kalo emang rejeki, nanti dari kampus JEPANG atau dari kampus kita yang di INDONESIA bakal ngabarin aplikasii kita diterima atau enggak buat jadi mahasiswa exchange. Kalo ga diterima ya namanya belum rejeki coba lagi, kalo diterima tahap selanjutnya adalah seleksi beasiswa. Untuk mahasiswa exchange atau short-term biasanya oleh kampus di Jepang atau yang di Indonesia bakal langsung otomatis diapply untuk dapet beasiswa yang namanya JASSO (Japan Student Service Organization)  dari pemerintah Jepang yang besarnya sekitar 80,000 JPY/bulan atau buat orang-orang dengan track record tertentu bakal dapet beasiswa dari SATO yang nominalnya agak lebih besar daripada JASSO. Jadi biasanya otomatis...kita ga usah ngurusin lagi. Ya, kalo dirupiahin 80,000 JPY itu sekitar Rp 8.800.000,00 kalo kurs nya sekarang. Sekedar info, biasanya tiap taun jatah tiap kampus maksimal 3 orang buat program yang sama. Pemilihannya berdasarkan apa? #haha saya sama temen temen saya juga bingung kenapa bisa lolos...masih misteri dan yang pasti memang takdir :)

10. Nahh tahap nunggu pengumuman beasiswa  ini yang kadang bikin deg degan karena biasanya pengumumannya super lamaaaa jadi harus sabar banget dan sering kepikiran. Atau kadang-kadang berakhir dengan sebel dan sakit hati karena keterima buat ikut program exchangenya tapi gak di cover beasiswa, jadi harus bayar sendiri. Ternyata bisa juga....buat yang duitnya dilebihkan exchange tapi bayar sendiri (hehe....uang darimana tapi). Makanya harus banyak banyak doa. Tapi sejauh ini saya liat mahasiswa yang dari Indonesia kalo emang udah keterima buat program exchange di kampus yang bersangkutan biasanya bakal dapet JASSO minimal.

11. Dan akhirnya pengumuman resmi kalo rejeki ya kita keterima exchange dan beasiswa JASSO. Kalo gak keterima beasiswa ya coba cari duit di tempat lain...misal ke Dikti dll walau pasti jauh lebih susahdan ga banyak dapetnya. Nah tahap terakhir biasanya tinggal koordinasi sama pihak jepangnya...misal kayak harus ngelengkapin administrasi buat VISA dan lain-alain sebarek. And it's done :)

12. Siap-siap buat berangkat ke Jepang...kayak bikin VISA dan beli barang-barang yang mau dibawa. Nah harus ati-ati karena kadang pengumuman kita keterima dan tanggal keberangkatan itu in some cases suka mepet banget hahaha jadi kadang super riweuh.

Ya begitulah step by step nya secara garis besar kalo mau ikut exchange program di Jepang, khususnya yang Tokyo Tech (YSEP/ACAP) dan lebih khususnya lagi dari ITB. Karena bisa aja tiap kampus punya mekanisme seleksinya masing-masing. Nah...terus apa hal-hal yang harus dipertimbangin sebelum apply?

• Kalo ikut exchange kalian udah harus siap nerima kalo bakal lulus lebih lambat dibandingin temen-temen kalian sekitar 6 bulan sampe 1 taun lebih lambat. Selain itu, status di kampus keitungnya cuti, jadi harus tetep bayar uang pokok semester biasanya yang tergantung angkatan masing-masing. Dan selama exchange harus masih punya status mahasiswa di home univeristy. Nah...kalo saya kasusnya berhubung statusnya udah lulus dan yudisium buat dapet status mahasiwa ga boleh wisuda dulu. Jadi saya harus nunda wisuda sekitar 6 bulannya lagi atau 1 tahunnya lagi dan bayar uang semester yang lebih murah sekitar 250.000/semester (cuman uang administrasi gitu karena uda beres kuliah dan penelitiannya). Tapi, kalo menurut saya pribadi nunda kelulusan dan bayar uang segitu ga ada apa-apanya kok dibandingin life experience yang bakal didapet disini.
• Siap siap buat nyediain uang awal untuk tiket sama bulan pertama. Kenapa? Soalnya untuk yang dapet JASSO, sejak taun saya (2013) penerbangannya ga ditanggung jadi harus bayar sendiri dan pinter-pinter cari tiket yang murah dan tetep oke (biasanya harga tiket pergi ke Jepang range nya macem-macem tergantung pesawat dan musim promo atau enggak, sekitar 2.000.0000-10.0000an rupiah sekali jalan). Tapi kalo yang dapet beasiswa dari yayasan SATO, flightnya ditanggung. Dan siap-siap buat bulan pertama karena sistem beasiswanya itu stipend, yaitu pembayaran bakal dilakuin di akhir tiap bulan. Tapi...seperti yang saya bilang di atas...kalo kalian bisa pinter ngatur uang, semua biaya flight dan neko nekonya insyaAllah bakal kecover di akhir sama uang beasiswa yang kita dapet. 

So...gitu aja. Life is choice, setiap orang punya jalannya masing-masing dan pilihannya masing-masing. Dan jangan terlalu sedih juga kalo emang belom dapet ya belom rejekinya. Karena kan belum tentu hal yang kita kira baik menurut Allah itu baik buat kita saat itu....sebaliknya kalo menurut kita buruk belum tentu menurut Allah buruk buat kita saat itu. Saya sendiri juga dari S1 udah nyoba-nyoba pengen ngikut apply exchange atau apa gitu yang ke luar negri kesana kemari...tapi akhir-akhirnya selalu gagal entah karena telat deadline, nilai TOEFL ga cukup, kurang syarat, ga ada duit atau bahkan karena hal-hal sepele lainnya. Yang penting kita selalu berusaha terus...dan alhamdulillah kalo emang udah rejeki saat itu pasti dikasih sama Allah di waktu yang paling tepat. Jadi, husnudzan aja sama Allah ^_^  rejeki masing-masing makhluk-Nya kan tidak akan tertukar satu dengan lainnya.